Tiêu đề trang của bạn

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HÓA ĐƠN VIẾT SAI – CHI TIẾT CHO TỪNG TRƯỜNG HỢP

Trung tâm Đào tạo và Tư vấn Hồng Đức xin trình bày cách xử lý chi tiết cho từng trường hợp cụ thể như sau:

* Các lỗi viết sai của hóa đơn như sau:

- Sai thông tin tên Công ty/ Cá nhân, địa chỉ, Mã số thuế của người bán hoặc người mua, ngày tháng, hình thức thanh toán

- Sai tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, số tiền,....

* Các thông tư hiện nay đang áp dụng:

- Thông tư 39/2014/TT – BTC ngày 31/03/2014;

- Thông tư 26/2015/TT – BTC ngày 27/02/2015;

Theo điều 20 – Thông tư 39/2014/TT – BTC kể từ ngày 01/06/2014 xử lý các trường hợp hóa đơn ghi sai.

Các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT – Tùy vào thời điểm phát hiện hóa đơn viết và lỗi sai là gì mà có cách xử lý khác nhau cho phù hợp như sau:

Thời điểm phát hiện

Cách xử lý

1/ Hóa đơn ghi sai nhưng chưa xé ra khỏi quyển;

2/ Hóa đơn ghi sai, đã xé ra khỏi quyển nhưng chưa giao cho người mua

Người bán:

- Gạch chéo các liên và lưu giữ các liên của hóa đơn sai;

- Xuất hóa đơn mới thay thế.

3/ Hóa đơn ghi sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

- Các bên lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn sai;

- Người bán:

+ Gạch chéo các liên và lưu giữ các liên của hóa đơn sai;

+ Xuất hóa đơn mới thay thế.

4/ Hóa đơn ghi sai đã giao cho người mua nhưng đã kê khai thuế

- Các bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn;

- Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

Lưu ý: Theo khoản 7 điều 3 – Thông tư 26/2015/TT – BTC

* Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì:

- Các bên chỉ lập biên bản điều chỉnh;

- Không lập hóa đơn điều chỉnh

* Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 – Thông tư 39/2014/TT-BTC

cách xử lý chi tiết cho từng trường hợp cụ thể

(1) Hóa đơn ghi sai nhưng chưa xé ra khỏi quyển:

Dù sai ở bất kỳ tiêu thức nào trên hóa đơn (như ngày tháng, mã số thuế, số tiền, thuế suất,…) thì đều xử lý như sau:

- Bước 1: Gạch chéo các liên và lưu giữ các liên của hóa đơn sai;

- Bước 2: Xuất hóa đơn mới thay thế

Ví dụ: Ngày 15/05/2018 Kế toán Công ty Cổ phần Hồng Đức xuất hóa đơn số 0002022 nhưng ngay sau khi ghi xong thì kế toán Công ty phát hiện hóa đơn viết sai tên mã số thuế của người mua.

Cách xử lý như sau:

- Phải gạch chéo các liên và lưu giữ các liên của hóa đơn sai đó trong quyển;

- Lập lại hóa đơn mới để thay thế ngay trong ngày 15/05/2018.

(2) Hóa đơn ghi sai, đã xé ra khỏi quyển nhưng chưa giao cho người mua:

Dù sai ở bất kỳ tiêu thức nào trên hóa đơn (như ngày tháng, mã số thuế, số tiền, thuế suất,…) thì đều xử lý như sau:

- Bước 1: Gạch chéo 03 liên hóa đơn sai;

- Bước 2: Kẹp bấm 03 liên của hóa đơn sai vào vị trí cũ của quyển hóa đơn (mục đích: để sau này còn phải giải trình);

- Bước 3: Xuất hóa đơn mới thay thế

Chú ý: Phát hiện sai và xử lý sai phải cùng trong một ngày

Ví dụ: Ngày 15/05/2018 Kế toán Công ty Cổ phần Hồng Đức xuất hóa đơn số 0002022 và kế toán Công ty không kiểm tra lại thông tin mà đã xé hóa đơn ra khỏi quyển nhưng chưa giao cho người mua thì phát hiện hóa đơn viết sai số tiền.

Cách xử lý như sau:

- Phải gạch chéo 03 liên hóa đơn sai;

- Kẹp bấm 03 liên của hóa đơn sai vào vị trí cũ của quyển hóa đơn;

- Xuất hóa đơn mới thay thế ngay trong ngày 15/05/2018.

(3) Hóa đơn ghi sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế:

Dù sai ở bất kỳ tiêu thức nào trên hóa đơn (như ngày tháng, mã số thuế, số tiền, thuế suất,…) thì đều xử lý như sau:

- Bước 1: Các bên lập Biên bản thu hồi các liên hóa đơn đã lập sai (không phải biên bản hủy hóa đơn);

- Bước 2: Người bán

+ Gạch chéo 03 liên;

+ Phải lưu giữ kẹp lại số liên của hóa đơn ghi sai đó vào quyển hóa đơn để sau này giải trình);

+ Lập lại hóa đơn mới (lập vào ngày hiện tại và các bên dùng hóa đơn mới để kê khai thuế);

Ví dụ: Ngày 15/05/2018 Kế toán Công ty Cổ phần Hồng Đức xuất hóa đơn số 0002022 và đã giao cho người mua nhưng đến ngày 30/05/2018 kế toán mới phát hiện ra hóa đơn bị sai - dù sai bất kỳ tiêu thức nào cũng xử lý như sau:

Cách xử lý như sau:

- Ngày 30/05/2018: Lập biên bản thu hồi hóa đơn bị sai số 0002022;

- Gạch chéo 3 liên của hóa đơn 0002022 và kẹp 03 liên đó vào vị trí cũ của quyển hóa đơn;

- Xuất 01 hóa đơn mới thay thế ngay vào ngày 30/05/2018.

Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập:

(4) Hóa đơn ghi sai đã giao cho người mua và đã kê khai thuế:

* Trường hợp này có 02 tình huống xãy ra:

- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa,… không ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế;

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập có sai sót về thuế suất, đơn giá, thành tiền,… ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế;

=> Dù 01 hay 02 bên đã kê khai thuế thì cách xử lý đều như nhau:

a/ Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa,… không ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế:

- Bước 1: Các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai;

- Bước 2: Người bán

+ Lập lại hóa đơn điều chỉnh sai sót (hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh cho hóa đơn số...., ký hiệu....;

Chú ý:

- Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không có giá trị tiền và tiền thuế (Phần mềm HTKK thuế đã bỏ các phụ lục nên chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, Biên bản điều chỉnh để sau này giải trình).

Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai:

* Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai Tên/ địa chỉ/mã số thuế/tên hàng hóa/....:

CÔNG TY ............................................	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	*Độc lập - Tự do - Hạnh phúc*
Số ..../BBDCHDSS	..........., ngày ... tháng ... năm ..........

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

      - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính;
  - Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính;

      Hôm nay, ngày .... tháng ... năm ..., tại văn phòng Công ty ........................, chúng tôi gồm có:

Bên A: (người bán) ......................................................................
Do ông (bà): ……………………........; Chức vụ: ............................., làm đại diện.
Địa chỉ: …………………...............................................…………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: ……...................................................……………………

Bên B: (người mua) ......................................................................
Do ông (bà):……...................…….....; Chức vụ: ................................, làm đại diện.
Địa chỉ: …………………...............................................…………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: ……...................................................……………………

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số ................., ký hiệu ............... ngày ............. đã kê khai vào kỳ Quý ....../....... và lập hóa đơn điều chỉnh số ............., ký hiệu ......... ngày .........., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai ...............................................................................

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH: ghi lại các thông tin dưới theo hóa đơn sai
Địa chỉ: ..............

Hoặc Mã số thuế: ......................

Hoặc Tên hàng hóa: ..................

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI .......... NHƯ SAU:

Địa chỉ: ..............

Hoặc Mã số thuế: ......................

Hoặc Tên hàng hóa: ..................

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A	ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)

Cách xử lý như sau:

- Lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, ghi rõ sai sót (có chữ ký và đóng dấu xác nhận của 2 bên và ngày trên Biên bản điều chỉnh là ngày hiện tại 20/07/2018) – Mẫu như trên;

- Người bán: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại 20/07/2018);

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 1: Lưu Ký hiệu: LH/15P Ngày 20 tháng 07 năm 2018 Số hóa đơn: 0002102
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Hồng Đức Mã số thuế: ................................................................................................................................... Địa chỉ: ......................................................................................................................................... Điện thoại: ............................................... Số tài khoản: ...........................................................
Họ và tên người mua: ................................................................................................................... Tên Đơn vị: .................................................................................................................................. Mã số thuế: .....................(Ghi lại Mã số thuế đúng)....................................................................... Địa chỉ: ......................................................................................................................................... Hình thức thanh toán: ...................................... Số tài khoản: ..................................................
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ		Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
01	Điều chỉnh mã số thuế của người mua trên hóa đơn số 0002022, ký hiệu LH/15P ngày 15/05/2018 từ ....... thành .........
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng số tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng (Ký,ghi rõ họ, tên)		Người bán hàng (Ký,ghi rõ họ, tên)			Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

b/ Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập có sai sót về thuế suất, đơn giá, thành tiền,… ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế:

- Bước 1: Các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai;

- Bước 2: Người bán

+ Lập lại hóa đơn điều chỉnh sai sót (hóa đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số...., ký hiệu....;

Chú ý:

- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-);

- Ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày trên biên bản điều chỉnh;

- Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại – Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh => người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua/bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê thuế.

Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai:

* Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số lượng/đơn giá/thành tiền:

CÔNG TY ............................................	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	*Độc lập - Tự do - Hạnh phúc*
Số ..../ /BBDCHDSS	..........., ngày ... tháng ... năm ..........

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ............. NHƯ SAU:

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A	ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)

Ví dụ: Ngày 15/05/2018 Kế toán Công ty Cổ phần Hồng Đức xuất hóa đơn số 0002022, ký hiệu LH/15P, đã giao cho người mua và hóa đơn đã kê khai vào Quý 2/2018 nhưng đến ngày 20/07/2018 kế toán mới phát hiện ra hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến làm sai số tiền (cụ thể đơn giá đúng là 13.800.000/cái Tivi nhưng hóa đơn viết sai 13.000.000/cái => Như vậy lập hóa đơn điều chỉnh tăng số 0002102 ngày 20/07/2018)

Cách xử lý như sau:

- Người bán: Lập hóa đơn điều chỉnh tăng (ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại 20/07/2018);

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 1: Lưu Ký hiệu: LH/15P Ngày 20 tháng 07 năm 2018 Số hóa đơn: 0002102
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Hồng Đức Mã số thuế: ................................................................................................................................... Địa chỉ: ......................................................................................................................................... Điện thoại: ............................................... Số tài khoản: ...........................................................
Họ và tên người mua: ................................................................................................................... Tên Đơn vị: .................................................................................................................................. Mã số thuế: ................................................................................................................................... Địa chỉ: ......................................................................................................................................... Hình thức thanh toán: ...................................... Số tài khoản: ..................................................
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ		Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
01	Điều chỉnh tăng đơn giá, số tiền thuế của hóa đơn số 0002022, ký hiệu LH/15P ngày 15/05/2018 từ 13.000.000 thành 13.800.000		cái	01		800.000 (ghi số tiền chênh lệch muốn tăng)	800.000
Cộng tiền hàng: 800.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 80.000
Tổng cộng số tiền thanh toán: 880.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm tám mươi ngàn đồng y
Người mua hàng (Ký,ghi rõ họ, tên)		Người bán hàng (Ký,ghi rõ họ, tên)			Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh tăng này vào Quý 3/2018 (vì hóa đơn điều chỉnh vào ngày 20/07/2018)

Hóa đơn điều chỉnh tăng thì kê khai như hóa đơn bình thường.

Chú ý: Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm, 02 bên kê khai thuế như sau:

Ví dụ: Giả sử đơn giá đúng là 13.000.000/cái Tivi nhưng hóa đơn viết sai 13.800.000/cái => Như vậy lập hóa đơn điều chỉnh giảm số 0002102 ngày 20/07/2018

- Bên bán ghi âm (-): “Chỉ tiêu – Doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT quý 3/2018 (quý hiện tại): - 800.000 và thuế GTGT: - 80.000

- Bên mua ghi âm (-): “Chỉ tiêu – Giá trị mua hàng và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT quý 3/2018 (quý hiện tại): - 800.000 và thuế GTGT: - 80.000

Cụ thể khi kê khai trên Tờ khai 01/GTGT như sau:

- Bên bán kê khai âm (-) vào chỉ tiêu 32 và 33;

- Bên mua kê khai âm (-) vào chỉ tiêu 23, 24, 25

=> Trường hợp hóa đơn sai về số lượng, thành tiền: Cách xử lý tương tự như trên

------------------------------------------------------

* Lưu ý: Nếu trong kỳ kê khai có nhiều hóa đơn đầu vào và đầu ra khác thì phải trừ đi số tiền, tiền thuế của hóa đơn điều chỉnh

Ví dụ: Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào và đầu ra thì có số liệu trên Tờ khai 01/GTGT như sau:

- Chỉ tiêu 32: 20.000.000

- Chỉ tiêu 33: 2.000.000

=> Tiếp theo lấy số tiền ở chỉ tiêu 32, 33 trừ số tiền trên hóa đơn điều chỉnh giảm đã nêu trên (vì là điều chỉnh giảm nên phải trừ đi), cụ thể như sau:

- Chỉ tiêu 32: 20.000.000 – 800.000

- Chỉ tiêu 33: 2.000.000 – 80.000

ĐANG TẢI DỮ LIỆU...

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HÓA ĐƠN VIẾT SAI – CHI TIẾT CHO TỪNG TRƯỜNG HỢP