Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
1. Những sai sót thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử1. Sai sót thường gặp
1.1. Thông tin người mua
-
Sai tên/địa chỉ (nhưng MST đúng): chỉ cần thông báo người mua + gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
-
Sai MST: phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
1.2. Thông tin hàng hóa, dịch vụ
-
Sai tên, quy cách, chất lượng.
-
Sai số lượng, đơn giá, thành tiền.
1.3. Thuế suất, tiền thuế
-
Áp dụng sai thuế suất hoặc tính sai tiền thuế GTGT.
1.4. Hình thức, quy trình
-
Quên ghi chú “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn…”.
-
Thiếu văn bản thỏa thuận với người mua (trường hợp sai quan trọng).
1.5. Gửi dữ liệu hóa đơn
-
Không gửi, gửi thiếu, hoặc gửi sai dữ liệu lên hệ thống thuế.
1.6. Xử lý nhiều hóa đơn sai cùng lúc
-
Lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, nhưng phải kèm bảng kê chi tiết.
2. Cách xử lý theo Nghị định 70/2025
2.1. Hóa đơn sai nhưng chưa gửi cho người mua
-
Không hủy.
-
Lập hóa đơn mới thay thế, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”.
-
Gửi cho người mua + cơ quan thuế.
2.2. Hóa đơn sai đã gửi cho người mua
a) Sai tên/địa chỉ (MST đúng):
-
Thông báo người mua + gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
-
Vẫn kê khai bằng hóa đơn gốc.
b) Sai MST, tiền, thuế suất, hàng hóa:
-
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận (với tổ chức/doanh nghiệp).
-
Bước 2: Chọn hình thức:
-
Hóa đơn điều chỉnh (sửa 1 số nội dung).
-
Hóa đơn thay thế (sửa toàn bộ).
-
-
Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua + cơ quan thuế.
c) Nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng:
-
Lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế, kèm bảng kê chi tiết.
3. Lưu ý
-
Không còn hủy hóa đơn → chỉ điều chỉnh hoặc thay thế.
-
Văn bản thỏa thuận bắt buộc nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp và sai nội dung quan trọng.
-
Xử lý kịp thời ngay khi phát hiện sai.
-
Mẫu 04/SS-HĐĐT cần gửi cơ quan thuế trong nhiều trường hợp.
-
Kê khai thuế đúng theo hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
-
Lưu trữ chứng từ đầy đủ.
-
Cập nhật phần mềm hóa đơn để đáp ứng quy định mới.
4. Câu hỏi thường gặp
-
Điều chỉnh vs Thay thế?
-
Điều chỉnh: sửa một vài thông tin (SL, giá, thuế suất…).
-
Thay thế: thay toàn bộ hóa đơn sai bằng hóa đơn mới.
-
-
Sai tên công ty có phải hủy không?
→ Không. Chỉ cần thông báo người mua + gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. -
Có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho 1 hóa đơn gốc không?
→ Có. Nhưng đã chọn điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, không chuyển sang thay thế (và ngược lại).