Thẩm quyền ký hoá đơn, chứng từ – Một vài điều doanh nghiệp cần lưu ý

  • 8052
  • Hoá đơn, chứng từ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống sổ sách, chứng từ của Doanh nghiệp, chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Việc ký và đóng dấu xác nhận vào hoá đơn, chứng từ trở nên một phần công việc chiếm khá nhiều thời gian của người đại diện theo pháp luật của Công ty. Do đó, trên thực tế, phát sinh nhu cầu uỷ quyền lại cho một người khác, không phải là người đại diện ttheo pháp của Công ty. Tuy nhiên, việc uỷ quyền như thế nào, thủ tục uỷ quyền ra sao là những câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp yêu cầu tư vấn của Công ty Luật TNHH Inteco. Trên cơ sở này, chúng tôi xin được cung cấp một số thông tin như sau:
  • Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 14 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thủ trưởng đơn vị (ở đây chúng tôi tạm hiểu là người đại diện theo pháp luật của Công ty) là người có thẩm quyền ký vào tiêu thức người bán hàng của hóa đơn GTGT. Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Như vậy, nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp hóa đơn GTGT thì có thể ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng (có thể là phó giám đốc, kế toán hay nhân viên….của công ty), việc ủy quyền này phải được thực hiện bằng văn bản.

    Theo quy định tại Điều 20 Luật kế toán năm 2003 về việc ký chứng từ kế toán:

    “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

    Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

    Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên”.

    Theo quy định này thì người có thẩm quyền ký chứng từ kế toán có thể ủy quyền cho người khác thay mình ký các chứng từ kế toán. Luật kế toán chỉ quy định chung về thẩm quyền, do đó cùng một quy định về việc ký chứng từ kế toán nhưng các doanh nghiệp lại áp dụng khác nhau, nhiều trường hợp ký không đúng thẩm quyền và không được cơ quan thuế chấp nhận. Để giải quyết vấn đề này, Tổng cục thuế đã ban hành Công văn 1498/TCT-PCCS về việc ủy quyền ký, giao dịch liên quan đến quyền, nghĩa vụ thuế. Theo quy định của Công văn này thì:

    Người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh là người có thẩm quyền ký các chứng từ kế toán. Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

    Trường hợp đặc biệt, người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền các văn bản nêu trên. Khi thực hiện quan hệ giao dịch với cơ quan thuế, người được uỷ quyền phải thông báo cho cơ quan thuế biết về thời hạn, phạm vi uỷ quyền hoặc khi có thay đổi về thời hạn, phạm vi được uỷ quyền.

    Riêng đối với các doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập thì các văn bản trong trong hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, văn bản trong hồ sơ mua hoá đơn lần đầu phải do người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh ký tên, đóng dấu mới được coi là hợp lệ.

    Như vậy, để một người khác, không phải là người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp có thể ký tên trên chứng từ, hoá đơn của Công ty, cần phải thoả mãn các điều kiện như sau:

    Thứ nhất: Người được uỷ quyền phải là cấp phó của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp đặc biệt, thì người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền các văn bản nêu trên. Tuy nhiên, văn bản này không nêu rõ là trường hợp như thế nào mới được coi là trường hợp đặc biệt.

    Thứ hai: Người ký phải được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền bằng văn bản.

    Thứ ba: Người được uỷ quyền phải thông báo cho cơ quan thuế biết về việc uỷ quyền đó, bao gồm các nội dung tối thiểu về thời hạn uỷ quyền, phạm vi uỷ quyền….

    Từ các vấn đề nêu trên đây, chúng tôi nhận thấy vẫn còn một số vấn đề như sau:

    Thông tư số 153/2010/TT-BTC quy định người có thẩm quyền ký hoá đơn là thủ trưởng đơn vị. Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành, không có chức năng thủ trưởng. Do vậy, không rõ cơ sở để hiểu thủ trưởng là người đại diện theo pháp luật của Công ty hay là Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chủ tịch Hội đồng thành viên). Trong nhiều Công ty hiện nay, người đứng đầu Công ty có thể là chủ tịch hoặc Giám đốc. Trong giới hạn của chúng tôi, chúng tôi cho rằng, thủ trưởng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách hiểu này sẽ dẫn đến một điều bất cập là trong trường hợp Doanh nghiệp có chủ tịch là người đại diện theo pháp luật và nhưng thuê một người làm Giám đốc điều hành công việc hàng ngày. Nhưng như vậy, thì Chủ tịch lại không thể uỷ quyền cho Giám đốc ký hoá đơn chứng từ, bởi Giám đốc không phải là cấp phó của Chủ tịch.

    Theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC thì “Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”. Tuy vậy, công văn 1498/TCT-PCCS của Tổng Cục thuế lại quy định là “Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách”. Như vậy, nếu hiểu một cách nguyên tắc thì để phù hợp với cả hai văn bản này, người bán hàng phải là phó thủ trưởng phụ trách bán hàng mới được ký hoá đơn. Bên cạnh đó, nếu người bán hang trực tiếp ký hoá đơn, thì con dấu phải đóng ở góc phía trên, bên trái của tờ hoá đơn.

    Công văn 1498/TCT-PCCS nêu trên của Tổng Cục thuế chỉ đề cập việc uỷ quyền cho cấp phó “ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách”. Tuy nhiên, về mặt nguyên tắc thì mọi chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi nội bộ….) đều có thể trở thành tài liệu gửi kèm tờ khai gửi cho cơ quan thuế, và như vậy, đều phải do cấp phó ký. Vậy, trong trường hợp Giám đốc các chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện, trưởng phòng ký thay thì có được chấp nhận không?. Nếu không được chấp nhận thì có thể bị coi là không có hiệu lực hoặc là vô hiệu, doanh nghiệp bị coi là vi phạm quy định pháp luật về thuế và có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí nêu gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể bị xử lý hình sự…

    Rõ ràng, các quy định trên đây có biểu hiện chồng chéo và mâu thuẩn lẫn nhau. Do đó, chúng tôi cho rằng, không cần thiết phải là cấp phó, mà chỉ cần những người nào có liên quan trực tiếp đến công việc (người bán hàng), cũng có thể được uỷ quyền để ký hoá đơn.

    Một điều đáng lưu ý, là công văn số 1498/TCT-PCCS nêu trên có hiệu lực kể từ ngày 24/04/2006, trước cả Thông tư số 153/2010/TT-BTC, tuy nhiên, văn bản này cho đến nay, chưa bị bãi bỏ bởi bất kỳ văn bản nào, nên nó vẫn còn giữ nguyên hiệu lực.

    Trên đây là một số vấn đề mà tôi cho rằng, doanh nghiệp cần biết để kịp thời điều chỉnh trong các hoạt động nội bộ của mình.

     

    Ls. Lê Thị Bích

    Công ty Luật TNHH Inteco (Inteco – Legal Practice)

    Nguồn:

    Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 14 Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thủ trưởng đơn vị (ở đây chúng tôi tạm hiểu là người đại diện theo pháp luật của Công ty) là người có thẩm quyền ký vào tiêu thức người bán hàng của hóa đơn GTGT. Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Như vậy, nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp hóa đơn GTGT thì có thể ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng (có thể là phó giám đốc, kế toán hay nhân viên….của công ty), việc ủy quyền này phải được thực hiện bằng văn bản.

    Theo quy định tại Điều 20 Luật kế toán năm 2003 về việc ký chứng từ kế toán:

    “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

    Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

    Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên”.

    Theo quy định này thì người có thẩm quyền ký chứng từ kế toán có thể ủy quyền cho người khác thay mình ký các chứng từ kế toán. Luật kế toán chỉ quy định chung về thẩm quyền, do đó cùng một quy định về việc ký chứng từ kế toán nhưng các doanh nghiệp lại áp dụng khác nhau, nhiều trường hợp ký không đúng thẩm quyền và không được cơ quan thuế chấp nhận. Để giải quyết vấn đề này, Tổng cục thuế đã ban hành Công văn 1498/TCT-PCCS về việc ủy quyền ký, giao dịch liên quan đến quyền, nghĩa vụ thuế. Theo quy định của Công văn này thì:

    Người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh là người có thẩm quyền ký các chứng từ kế toán. Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

    Trường hợp đặc biệt, người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền các văn bản nêu trên. Khi thực hiện quan hệ giao dịch với cơ quan thuế, người được uỷ quyền phải thông báo cho cơ quan thuế biết về thời hạn, phạm vi uỷ quyền hoặc khi có thay đổi về thời hạn, phạm vi được uỷ quyền.

    Riêng đối với các doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập thì các văn bản trong trong hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, văn bản trong hồ sơ mua hoá đơn lần đầu phải do người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh ký tên, đóng dấu mới được coi là hợp lệ.

    Như vậy, để một người khác, không phải là người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp có thể ký tên trên chứng từ, hoá đơn của Công ty, cần phải thoả mãn các điều kiện như sau:

    Thứ nhất: Người được uỷ quyền phải là cấp phó của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp đặc biệt, thì người đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền các văn bản nêu trên. Tuy nhiên, văn bản này không nêu rõ là trường hợp như thế nào mới được coi là trường hợp đặc biệt.

    Thứ hai: Người ký phải được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền bằng văn bản.

    Thứ ba: Người được uỷ quyền phải thông báo cho cơ quan thuế biết về việc uỷ quyền đó, bao gồm các nội dung tối thiểu về thời hạn uỷ quyền, phạm vi uỷ quyền….

    Từ các vấn đề nêu trên đây, chúng tôi nhận thấy vẫn còn một số vấn đề như sau:

    Thông tư số 153/2010/TT-BTC quy định người có thẩm quyền ký hoá đơn là thủ trưởng đơn vị. Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành, không có chức năng thủ trưởng. Do vậy, không rõ cơ sở để hiểu thủ trưởng là người đại diện theo pháp luật của Công ty hay là Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chủ tịch Hội đồng thành viên). Trong nhiều Công ty hiện nay, người đứng đầu Công ty có thể là chủ tịch hoặc Giám đốc. Trong giới hạn của chúng tôi, chúng tôi cho rằng, thủ trưởng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách hiểu này sẽ dẫn đến một điều bất cập là trong trường hợp Doanh nghiệp có chủ tịch là người đại diện theo pháp luật và nhưng thuê một người làm Giám đốc điều hành công việc hàng ngày. Nhưng như vậy, thì Chủ tịch lại không thể uỷ quyền cho Giám đốc ký hoá đơn chứng từ, bởi Giám đốc không phải là cấp phó của Chủ tịch.

    Theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC thì “Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”. Tuy vậy, công văn 1498/TCT-PCCS của Tổng Cục thuế lại quy định là “Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách”. Như vậy, nếu hiểu một cách nguyên tắc thì để phù hợp với cả hai văn bản này, người bán hàng phải là phó thủ trưởng phụ trách bán hàng mới được ký hoá đơn. Bên cạnh đó, nếu người bán hang trực tiếp ký hoá đơn, thì con dấu phải đóng ở góc phía trên, bên trái của tờ hoá đơn.

    Công văn 1498/TCT-PCCS nêu trên của Tổng Cục thuế chỉ đề cập việc uỷ quyền cho cấp phó “ký thay trên các văn bản giao dịch, tờ khai thuế, bảng biểu, mẫu biểu kèm theo tờ khai thuế gửi cho cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách”. Tuy nhiên, về mặt nguyên tắc thì mọi chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi nội bộ….) đều có thể trở thành tài liệu gửi kèm tờ khai gửi cho cơ quan thuế, và như vậy, đều phải do cấp phó ký. Vậy, trong trường hợp Giám đốc các chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện, trưởng phòng ký thay thì có được chấp nhận không?. Nếu không được chấp nhận thì có thể bị coi là không có hiệu lực hoặc là vô hiệu, doanh nghiệp bị coi là vi phạm quy định pháp luật về thuế và có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí nêu gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể bị xử lý hình sự…

    Rõ ràng, các quy định trên đây có biểu hiện chồng chéo và mâu thuẩn lẫn nhau. Do đó, chúng tôi cho rằng, không cần thiết phải là cấp phó, mà chỉ cần những người nào có liên quan trực tiếp đến công việc (người bán hàng), cũng có thể được uỷ quyền để ký hoá đơn.

    Một điều đáng lưu ý, là công văn số 1498/TCT-PCCS nêu trên có hiệu lực kể từ ngày 24/04/2006, trước cả Thông tư số 153/2010/TT-BTC, tuy nhiên, văn bản này cho đến nay, chưa bị bãi bỏ bởi bất kỳ văn bản nào, nên nó vẫn còn giữ nguyên hiệu lực.

    Trên đây là một số vấn đề mà tôi cho rằng, doanh nghiệp cần biết để kịp thời điều chỉnh trong các hoạt động nội bộ của mình.

     

    Ls. Lê Thị Bích

    Công ty Luật TNHH Inteco (Inteco – Legal Practice)

Đăng ký học tại đây